employee journey mapping: de ervaring van uw werknemers verbeteren.

Omdat de concurrentie om geschoold talent aan te trekken en te behouden hoog blijft, geven werkgevers steeds meer prioriteit aan het bieden van een positieve employee experience - en daar is een goede reden voor. Als werknemers een hoge betrokkenheid tonen, heeft dit invloed op alles: van aanwerving tot hogere kwaliteit en productiviteit van het werk.

Om een effectieve strategie voor werknemerservaring te creëren, is het essentieel om inzicht te hebben in de verschillende trajecten die je werknemers afleggen en de uitdagingen en verwachtingen die je werknemers bij elke stap hebben. Het in kaart brengen van het traject van de werknemer is een van de beste hulpmiddelen om de ervaring van je werknemers te visualiseren, te volgen en te beheren.

Dit artikel gaat dieper in op journey mapping en hoe je met dit hulpmiddel een gelukkige en productieve werkplek kunt creëren.

wat is employee journey mapping?

De werknemerservaring omvat de verschillende fasen die werknemers doorlopen tijdens hun dienstverband bij jouw bedrijf. De belangrijkste zijn solliciteren, in dienst treden bij de organisatie, deelnemen aan de dagdagelijkse taken, groeien binnen het bedrijf en uiteindelijk het bedrijf verlaten.

Employee journey mapping is een hulpmiddel dat je daarbij kan helpen. Een employee journey map is een visueel hulpmiddel waarmee je de ervaring van je werknemers kunt volgen vanaf de sollicitatie tot de uitdiensttreding. Deze tool kan je waardevolle inzichten bieden. Hiermee kan je identificeren waar verbeteringen nodig zijn en je kan de juiste strategieën bedenken om ze aan te pakken.

het kader van de employee journey begrijpen

Om de werknemerservaring effectief in kaart te brengen, is het belangrijk om te begrijpen welke cruciale fasen ze doorlopen die hun totale werknemerservaring vormgeven. Het is net zo belangrijk om deze fasen altijd door de lens van de medewerkers zelf te bekijken. In plaats van de term sollicitatieproces te gebruiken, kiezen we bijvoorbeeld voor de meer op de medewerker gerichte benadering door het 'ik solliciteer' te noemen. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende employee journeys:

• Ik solliciteer (aantrekking en werving): Kandidaten komen in eerste instantie in contact met je employer brand, mogelijk via advertenties of social media campagnes. Het doel is om hen te overtuigen om te solliciteren op een van je openstaande functies. Deze fase is geslaagd wanneer de kandidaat enthousiast en met een glimlach de arbeidsovereenkomst ondertekent.
• Ik start op (onboardingproces): Wanneer nieuwe werknemers bij je bedrijf komen werken, kunt u hen voorbereiden op succes door hen vertrouwd te maken met het beleid van je organisatie, de cultuur en hun specifieke rollen en verantwoordelijkheden. Dit vergemakkelijkt een vlotte integratie en helpt hen om zich vanaf het begin een deel van het team te voelen.
• Ik werk (retentie en betrokkenheid): Elke medewerker wil het gevoel hebben erbij te horen en verbonden te zijn met de organisatie. Creëer een omgeving waarin werknemers zich verbonden, gemotiveerd en tevreden voelen, wat hen aanmoedigt om te blijven en zich verder te ontwikkelen binnen je organisatie.
• Ik groei (training en ontwikkeling): Geef je medewerkers de kans om te groeien in hun functies door hen trainingen aan te bieden, regelmatige prestatie-evaluaties uit te voeren en constructieve feedback te geven die hun ontwikkeling stimuleert.
• Ik vertrek (offboarding): Wanneer een werknemer de beslissing neemt om afscheid te nemen van je bedrijf, is het essentieel om hem of haar op een ondersteunende en positieve manier door het proces te begeleiden. Een goed overdrachtsproces en het voeren van exitgesprekken spelen een cruciale rol in deze fase.

voordelen van het in kaart brengen van de employee journey

Het optimaliseren van de werknemerservaring is cruciaal voor het verbeteren van je wervings- en personeelsbeheer en voor het succes van je bedrijf. Als een van de beste beschikbare tools voor het ontwikkelen van een positieve werknemerservaring, biedt het in kaart brengen van de employee journey vele voordelen, waaronder:

• betrokken medewerkers: het in kaart brengen van de verschillende fasen die je werknemerservaring vormen, dwingt je om de behoeften, verwachtingen en uitdagingen van je werknemers in verschillende stadia van hun dienstverband te identificeren. Deze visuele weergave kan je helpen manieren te vinden om betrokkenheid op de werkplek te bevorderen en te versterken. 
• efficiëntere toewijzing van middelen: door de werknemerservaring in kaart te brengen, kan je de verschillende uitdagingen en de nodige strategieën bepalen die nodig zijn in elke fase van de journey. Met dit inzicht kan je je middelen beter toewijzen.
• afstemming op bedrijfsdoelen: door de employee journey strategisch in kaart te brengen, zorg je ervoor dat deze in lijn ligt met je bedrijfsdoelen en -doelstellingen. Een betere afstemming leidt meestal tot betere resultaten. 
• identificatie van sterke en zwakke punten: weten waar je organisatie wel en niet zorgt voor een positieve werknemerservaring, is cruciaal. Alleen als je weet welke elementen van de employee journey werken en waar aanpassingen nodig zijn, kun je een strategie voor employee experience ontwikkelen die een blijvende indruk achterlaat. 
• versterking van je employer brand: wanneer je het op de juiste manier gebruikt, kan het in kaart brengen van de employee journey helpen ontdekken wat jouw bedrijf onderscheidt van de concurrentie. Gebruik onze employee journey map template om te bepalen waar je bedrijf in uitblinkt en wat je werknemers het leukst vinden aan werken bij jouw bedrijf. Deze info kan je helpen bij het ontwikkelen van een sterk, nauwkeurig en effectief werkgeversmerk.

effectieve methoden om de employee journey in kaart te brengen

Bij het in kaart brengen van de employee journey zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden. Hieronder vind je een aantal best practices voor het in kaart brengen van de employee journey die je kunnen helpen dit proces te stroomlijnen.

divers werknemersperspectief

Bij het in kaart brengen van de employee journey is het gemakkelijk om vanuit jouw perspectief te focussen op elke fase. Natuurlijk moet je overwegen hoe elke fase de werkplek en het bedrijf als geheel beïnvloedt, maar je moet ook je werknemers erbij betrekken.

Sterker nog, het betrekken van een diverse groep werknemers is essentieel om een goed begrip te krijgen van de ervaringen van je werknemers. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je mensen betrekt die recent bij het bedrijf zijn gekomen, evenals mensen die al langer bij het bedrijf werken. Het is ook belangrijk om individuen uit verschillende posities en achtergronden te betrekken.

In sommige gevallen kan het nuttig zijn om de werknemerservaringen van individuen binnen specifieke afdelingen te analyseren. Als je bijvoorbeeld te maken hebt met een hoog verloop op de verkoopafdeling, kan het onderzoeken van ervaringen van je verkopers licht werpen op mogelijke oorzaken en verbeteringen.

Feedback van je werknemers verzamelen, kan aan de hand van verschillende methoden. Je kan workshops organiseren om een specifiek fase in kaart te brengen, individuele gesprekken voeren of gebruikmaken van werknemersenquêtes. Zorg ervoor dat je een omgeving creëert waarin medewerkers zich op hun gemak voelen om hun gedachten en ideeën te delen. Laat zien hoe hun feedback wordt gebruikt.

brainstormen met werknemers

Als je de employee journey in kaart brengt, krijg je waardevolle inzichten. Gewapend met deze informatie kan HR strategieën en oplossingen bedenken. In deze fase wordt echter vaak geen rekening gehouden met de creatieve geesten van medewerkers.

Je werknemers zijn de beste bron van eenvoudige maar effectieve oplossingen voor de geïdentificeerde problemen. Als je bijvoorbeeld iets wilt doen aan te lange duurtijd die het kost om IT-ondersteuning te krijgen, kan een van je werknemers voorstellen om dagelijks een happy hour in te voeren waar iedereen direct de IT-afdeling kan benaderen voor hulp.

Door je werknemers bij het proces te betrekken, stel je hen niet alleen in staat om actief bij te dragen met hun ideeën, maar vergroot je ook de kans om innovatieve oplossingen te vinden die echt inspelen op de behoeften van je personeel.

resultaten meten 

Een van de grootste fouten die je kunt maken is het niet meten van de resultaten van het in kaart brengen van de employee journey. Ga er niet zomaar van uit dat alles wat je in kaart brengt voor altijd accuraat, relevant en effectief zal blijven. De snelle arbeidsmarkt van vandaag en de frequente verschuivingen in de verwachtingen van werknemers vereisen dat je bedrijf up-to-date strategieën hanteert. 

Om je resultaten te meten, is het noodzakelijk om de juiste meetgegevens te kiezen en deze regelmatig te meten. Als je bijvoorbeeld door middel van journey mapping hebt ontdekt dat veel medewerkers ontevreden zijn over de tijd die het kost om IT-desk ondersteuning te ontvangen, kan het nuttig zijn om de Customer Satisfaction Score (CSAT) of Customer Effort Score (CES) voor het voltooien van dergelijke interne taken bij te houden. Door dit te meten, kan je de effectiviteit bepalen van de strategieën die zijn geïmplementeerd om deze problemen aan te pakken.

Bovendien zijn er veel andere meetgegevens beschikbaar om de werknemerservaring bij te houden, zoals: 

• eNPS-score: meet hoe waarschijnlijk het is dat je werknemers je organisatie zullen aanbevelen als een fantastische plek om te werken
• het percentage aanvaarde vacatures: het percentage kandidaten dat een functie binnen je organisatie heeft aanvaard
• percentage voltooide sollicitaties: het percentage kandidaten dat een sollicitatie voor een openstaande functie bij je bedrijf is begonnen en met succes heeft afgerond
• Retentiepercentages (nieuwe werknemers en retentie op lange termijn): het percentage werknemers dat gedurende een bepaalde periode bij je bedrijf blijft.
• frequentie van erkenning: de snelheid waarmee je je werknemers erkent en beloont voor hun werk
• aantal interne promoties: het aantal interne promoties gedurende een bepaalde periode

Daarbij is het belangrijk om te benadrukken dat deze statistieken zowel globaal als per afdeling kunnen worden geanalyseerd. Op deze manier kan je niet alleen de sterke punten en verbeterpunten van je bedrijf identificeren, maar ook best practices ontdekken die breed kunnen worden toegepast binnen de organisatie.